Los sistemas de gestión empresarial (en inglés ERP, acrónimo de Enterprise Resource Planning) son sistemas de gestión de información que integran y automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa, eliminando complejas conexiones entre sistemas de distintos proveedores.

Este tipo de sistemas suele presentar una arquitectura modular, donde cada módulo gestiona las funciones de un área empresarial diferente, como pueden ser nóminas, finanzas, gestión de proyectos, contabilidad, logística, pedidos. Estas áreas de la empresa realizan funciones diferentes pero se interrelacionan entre sí compartiendo información.

Es importante resaltar que los sistemas ERP, son integrales, es decir, una agrupación de todos los módulos que los componen, y que agrupan a su vez todos los procesos de gestión de la empresa.

Gracias a la adaptabilidad de este tipo de sistemas, una empresa puede configurar su ERP para que se adapte a sus procesos de negocio. La personalización de este tipo de sistemas, junto con su modularidad y capacidad de integración de procesos, permite una gestión completa de las operaciones empresariales.

Con el fin de lograr una eficaz productividad, y debido a la importancia que posee el manejo de información en las empresas, se utilizan las herramientas propias de los sistemas de gestión empresarial, que permiten:

1.- Optimizaciór de los procesos de una organización.

2.- Acceder a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna.

3.- Compartir información entre todos los componentes de la organización.

4.- Eliminar datos y operaciones innecesarias de reingeniería.

5.- Otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación.

Para ello se ha desarrollado una serie de software especializado, que permite gestionar bases de datos, planificación, procedimientos, toma de decisiones, y cada una de las funciones propias de una empresa y de sus empleados.

Debido a la relevancia que posee la información real y a tiempo en las empresas, tanto grandes compañías como las Pymes, uno de los aspectos fundamentales en los que se basan los sistemas de gestión empresarial radican puntualmente en dicha información, la cual debe responder a una serie de cuatro puntos básicos para que logre ser útil en el desarrollo de la productividad de cada organización.

- Información de calidad: en principio, los datos utilizados deben ser totalmente verdaderos, y ofrecer un fiel reflejo de la realidad.

- Si hablamos de calidad también es necesario hablar de cantidad, ya que el personal que se encuentran a cargo de una empresa precisa obtener toda la información necesaria para poder tomar una decisión, por ello a mayor información disponible mejor será el resultado. No obstante, cabe destacar que sólo es útil aquella información de real relevancia, ya que los datos irrelevantes no sólo son innecesarios sino que también pueden llegar a provocar una mala decisión.

- La tercera característica que debe contener la información obtenida por los sistemas de gestión empresarial responde a la relevancia que posean los datos.

- Por último, el cuarto aspecto responde a la premisa de la oportunidad, es decir que para que las respuestas a las necesidades planteadas lleguen en el momento justo, logrando con esto un verdadero control eficaz de la producción, se debe obtener información precisa en tiempo real. Este hecho permite realizar tomas de decisiones adecuadas, incluso cuando se hace necesario modificar planificaciones anteriores.

Por otra parte, la información utilizada se agrupa mediante una estructura piramidal que identifica la importancia de los datos, para que éstos sean utilizados en el lugar correspondiente de la cadena productiva.

Los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) son sistemas de gestión de información que integran y controlan muchas de las actividades relacionadas con los aspectos operativos, productivos y de distribución, de bienes o servicios.

Los sistemas ERP normalmente manejan la producción, logística, distribución, inventario, envíos, facturas y la contabilidad en una organización. Pueden intervenir en el control de muchas actividades de negocios como ventas, entregas, pagos, producción, administración de inventarios, calidad de administración y la administración de recursos humanos.

Los ERP son utilizados ampliamente en todo tipo de empresas modernas. Todos los departamentos funcionales que están involucrados en la operación o producción están integrados en un solo sistema. Además de la manufactura o producción, almacenamiento, logística e información tecnológica, se incluyen también la contabilidad, los recursos humanos y a veces herramientas de mercadotecnia y administración estratégica.

Estos sistemas integrales de gestión para la empresa se caracterizan por estar compuestos de diferentes partes integradas en una única aplicación. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: producción, ventas, compras, logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, GIS (sistema de información geográfica), inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, etc. El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa y cubre la necesidad de “Disponibilidad de toda la información para todo el mundo todo el tiempo”.

a) Integrales Permiten controlar los diferentes procesos de la compañía entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí. De este modo cada departamento interactuara con el resto de los departamentos de la organización a través del ERP. El departamento de compras afecta a los almacenes, los almacenes proporcionan información al área de facturación, el área de facturación proporciona información al departamento de cobranza, el departamento de cobranza a la tesorería, la tesorería al área contable, etc.

b) Modulares Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnicamente es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control de almacén, recursos humanos, etc.

c) Adaptables Los ERP están creados para adaptarse a las necesidades de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no. Los ERP más avanzados suelen incorporar herramientas de programación de 4ª Generación para el desarrollo rápido de nuevos procesos. La parametrización es el valor añadido fundamental que se debe hacer con cualquier ERP para adaptarlo a las necesidades concretas de cada empresa.

d) Base de datos centralizada

Los componentes del ERP interactúan entre sí consolidando todas las operaciones. En un sistema ERP los datos se ingresan sólo una vez y deben ser consistentes, completos y comunes. Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se conoce como Reingeniería de Procesos, necesario en algunos casos.

Aunque el ERP pueda tener menús modulares configurables según los roles de cada usuario, es un todo. Esto es: es un único programa (con multiplicidad de librerías, eso si) con acceso a una base de datos centralizada. No debemos confundir en este punto la definición de un ERP con la de una suite de gestión.

La tendencia actual es a ofrecer aplicaciones especializadas para determinadas empresas. Es lo que se denomina versiones sectoriales o aplicaciones sectoriales especialmente indicadas o preparadas para determinados procesos de negocio de un sector (los más utilizados).

Las soluciones ERP en ocasiones son complejas y difíciles de implantar debido a que necesitan un desarrollo personalizado para cada empresa partiendo de la parametrización inicial de la aplicación que es común. Las personalizaciones y desarrollos particulares para cada empresa requieren de un gran esfuerzo en tiempo, dinero para modelar todos los procesos de negocio de la vida real en la aplicación.

Los métodos de implantación de los ERP varían notablemente según el perfil de cada empresa. Requieren de trabajo bien realizado, una correcta metodología y aspectos que deben cuidarse antes y durante el proceso de implantación, e inclusive cuando el sistema está ya operando. El proceso conveniente podría ser el siguiente:

1. Definir los resultados que se desean obtener con la implantación de un ERP.
2. Definir el modelo de negocio.
3. Definir el modelo de gestión.
4. Determinar la estrategia de implantación.
5. Evaluar las oportunidades para herramientas complementarias al producto ERP.
6. Adecuar la estructura y plataformas tecnológicas.
7. Analizar el cambio organizativo.
8. Presentar una visión completa de la solución a implantar.
9. Implantar el sistema.
10. Ejecutar controles de calidad.
11. Revisar auditorias del entorno técnico y del entorno de desarrollo.
12. Asistencia y revisiones finales a la implantación.

Los sistemas de planificación de recursos empresariales están muchas veces estrechamente ligados a suplementar la cadena administrativa y los sistemas de automatización logística. El software de cadenas de suplemento administrativo puede extenderse a los sistemas ERP para incluir enlaces con proveedores.

Personalizar un paquete ERP puede resultar a veces complicado, porque muchos paquetes no están diseñados para el soporte personal, así que muchos negocios implementan la mejor de prácticas en la arquitectura de los sistemas ERP. Algunos paquetes ERP son muy genéricos en sus reportes e informes, tal personalización se espera en cada implementación.

Existen diversos sistemas ERP y muchos están basados en Web. Mientras se tenga una conexión a internet, se puede acceder a los ERP basados en Web a través del típico navegador web.

La seguridad de las computadoras está incluida en los ERP para proteger los datos.

Las dificultades que se han podido detectar en los ERP se pueden resumir en 2:

Implementación: Un estudio inadecuado o deficiente respecto a las necesidades de la compañía y de los recursos generalmente provoca múltiples errores e inconvenientes en la operación de un ERP.

Capacitación: La falta de educación continua para el personal involucrado da como resultado el desperdicio de recursos y hasta errores serios en la utilización de los sistemas ERP.

Ambos aspectos pueden ser factores que reduzcan significativamente el valor de los ERP y poner en riesgo el funcionamiento de una organización. Ya sea por tiempos prolongados en los que el sistema está inoperable o por la entrega de resultados inciertos contenidos en la base de datos del ERP.

La clasificación de un determinado software de gestión como ERP determina que disponga de una serie de requisitos y funcionalidades que posibiliten su diferenciación.

La principal diferencia estriba en la definición. Un ERP es una aplicación que integra en un único sistema todos los procesos de negocio de una empresa.

Esto descarta como ERP aquellos programas basados en múltiples aplicaciones (denominados comúnmente suites) independientes o modulares que duplican la información (aún cuando la enlacen automáticamente) o no la centralizan en una única base de datos. También elimina aquellos programas que se basan en sistemas de base de datos de ficheros independientes (sin motor de base de datos).

Por otra parte la definición tradicional nos dice que los ERP están diseñados para modelar y automatizar todos los procesos básicos con el objetivo de integrar información a través de la empresa, eliminando complejas conexiones entre sistemas distintos. Un ERP es una arquitectura de software que facilita el flujo de información entre las funciones de manufactura, logística, finanzas y recursos humanos de una empresa.

Así que a la característica de la base de datos centralizada y de que los componentes del ERP interactúen entre sí, consolidando todas las operaciones, se debe añadir que en un sistema ERP los datos se introducen una sola vez, debiendo mantener la consistencia, y ser completos. Como característica colateral se puede añadir que, normalmente, las empresas deben de modificar algunos de sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP. Es lo que se conoce como Reingeniería de Procesos.

Estas características básicas debieran permitir diferenciar básicamente entre una suite de gestión (habitualmente compuesta de programas o módulos de facturación y contabilidad) y un ERP puro que debiera incluir todas aquellas funcionalidades que una empresa pueda necesitar (gestión de proyectos, gestión de campañas, comercio electrónico, producción por fases, trazabilidad, gestión de la calidad, gestión de cajas descentralizadas o centralizadas (TPVs), pasarelas de pago electrónico, gestión de la cadena de abastecimiento, logística, etc) integradas y enlazadas entre sí. No basta con tener algunas de esas funcionalidades. Realmente es necesario tener todas, aún cuando no siempre las empresas las necesiten en este momento. Pero deben de estar disponibles internamente para suplir las necesidades futuras.

Existe variedad de software en el mercado, a continuación se verán algunas de ellas.

• ALFRESCO

Alfresco es una herramienta Open Source para la gestión de contenidos empresariales ECM (Enterprise Content Management). Está basado en estándares abiertos y de escala empresarial para sistemas operativos tipo Unixy Otros. Se distribuye en dos variantes diferentes:

Alfresco Community Edition: Es software libre, con licencia LGPL de código abierto y estándares abiertos.

Alfresco Enterprise Edition: Se distribuye bajo licencia de código abierto y estándares abiertos con soporte comercial y propietario a escala empresarial.

Diseñado para usuarios que requieren un alto grado de modularidad y rendimiento escalable. Alfresco incluye un repositorio de contenidos, un framework de portal web para administrar y usar contenido estándar en portales, una interfaz CIFS que provee compatibilidad de sistemas de archivos en Windows y sistemas operativos tipo Unix, un sistema de administración de contenido web, capacidad de virtualizar aplicaciones web y sitios estáticos vía Apache Tomcat, búsquedas vía el motor Lucene y flujo de trabajo en jBPM. Alfresco está desarrollado en Java.

Instalar la herramiento tasksel.

sudo apt-get install tasksel

Instalar Apache, MySql, PHP y Tomcat con tasksel

 sudo tasksel

Instalar LibreOffice

iptables es necesario para usar CIFS, FTP, NFS y FTP durante la ejecución siendo un usuario no-root:

 sudo apt-get install iptables

Java si no sirve el de Tomcat:

 sudo apt-get install sun-java6-jre

Imagemagick para la transformación de documentos:

 sudo apt-get install imagemagick

Portmapper (necesario para el servidor NFS):

 sudo apt-get install portmap

NFS common packe (necesario para el servidor NFS):

 sudo apt-get install nfs-common

Crear directorios de instalación del Alfresco

 mkdir /opt/alfresco
 cd /opt/alfresco

Descargar la aplicación Alfresco de Internet y moverlo a /opt/alfresco

 mv nombre_del fichero /opt/alfresco

Desempaquetamos y limpiamos:

 tar -zxvf nombre_del_fichero.tar.gz 
 rm   nombre_del_fichero.tar.gz

Copia de Seguridad

Hemos terminado las descargas. Solo falta la configuración. Es un buen momento para que pares la máquina virtual y hagas una copia de seguridad. Si te equivocas en la configuración y no logras encontrar el error, siempre puedes volver a este punto.

Crear el usuario y el grupo alfresco

 useradd -m alfresco

El usuario alfresco necesita un directorio home para el OpenOffice. Por tanto '-m'. El usuario alfresco jamas necesitará hacer login, puedes poner un '!' para el password en la entrada de /etc/shadow.

Usando la linea de comandos de MySql:

mysql -u root -p

  introduce el password que definites antes, en nuestro ejemplo ubuntu. 

Crear la base de datos

 create database alfresco

Crear usuario y asignar privilegios

 grant all privileges on alfresco.* to alfresco@localhost identified by 'alfresco';

Crear directorio para el repositorio y asegurarse que el usuario y el grupo alfresco son los propietarios:

 sudo mkdir -p /var/lib/alfresco/alf_data
 sudo mkdir /var/lib/alfresco/tmp
 sudo chown -R alfresco:alfresco /var/lib/alfresco

Crear el directorio de log y asegurarse que el usuario y el grupo alfresco son los propietarios:

 sudo mkdir -p /var/log/alfresco/tomcat/logs
 sudo chown -R alfresco:alfresco /var/log/alfresco

Crear el custom-repository-context.xml en el directorio extensions:

Para configurar el servidor CIFS y que use puertos no privilegiados descomente las siguientes líneas en el archivo file-servers.xml o inclúyalas en el fichero file-servers-custom.xml existente en el directorio de configuración

 <tcpipSMB port="1445" platforms="linux,solaris,macosx"/>
 <netBIOSSMB sessionPort="1139" namePort="1137" datagramPort="1138"
 platforms="linux,solaris,macosx"/>

Los logs de Tomcat son muy dificiles de cambiar puesto que tiene scripts que escriben directamente en los directorios de log. Pero se puede utilizar un enlace simbólico. Borra el directorio de log y crea un enlace simbólico:

 rm -r /opt/alfresco/tomcat/logs
 ln -s /var/log/alfresco/tomcat/logs /opt/alfresco/tomcat/logs

No debe utilizar el script /opt/alfresco/alfresco.sh, con el la aplicación se ejecuta bajo el usuario root.

Crearemos un script para que se ejecute bajo el usuario alfresco, Guarde el siguiente script en /etc/init.d/alfresco:

• falta poner el script.

Debe darle permisos de ejecución:

 chmod +x  /etc/init.d/alfresco

Ejecutamos update-rc.d para generar los enlaces

update-rc.d alfresco defaults Adding system startup for /etc/init.d/alfresco …

/etc/rc0.d/K20alfresco -> ../init.d/alfresco
/etc/rc1.d/K20alfresco -> ../init.d/alfresco
/etc/rc6.d/K20alfresco -> ../init.d/alfresco
/etc/rc2.d/S20alfresco -> ../init.d/alfresco
/etc/rc3.d/S20alfresco -> ../init.d/alfresco
/etc/rc4.d/S20alfresco -> ../init.d/alfresco
/etc/rc5.d/S20alfresco -> ../init.d/alfresco

 /etc/init.d/alfresco start|stop|restart|zap [tail]

La opción tail inicia un nuevo new tail -f en alfresco log. Alfresco llenar el repositorio (Base de datos y sistemas de ficheros) en su primer arranque.

Después de arrancar alfresco escriba en su navegador http://DireccionIP:8080/alfresco. Debe sustituir DireccionIP por la dirección IP de la máquina. En nuestro ejemplo 192.168.1.101 El usuario es admin/admin. Cambia la password para asegurar tu sistema.

• http://doc.ubuntu-es.org/Alfresco
• http://www.adictosaltrabajo.com/tutoriales/tutoriales.php?pagina=alfresco
• http://www.ajpdsoft.com/modules.php?name=News&file=article&sid=417
• http://www.slideshare.net/toniblyx/instalacin-de-afresco-en-espaol